Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Pink Eminence Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 16.10.2018. Viimeisin muutos 16.10.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Pink Eminence Oy
Annankatu 16 B 43
00120 Helsinki
Y-tunnus: 2163278–7
info@pinkeminence.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Outi Raatikainen
info@pinkeminence.fi
+358 50 552 3135

3. Rekisterin nimi

Pink Eminence Oy:n markkinointi- ja sidosryhmärekisteri. Rekisteri sisältää asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, muiden sidosryhmien ja näiden edustajien henkilötietoja.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on markkinoinnin osalta oikeutettu osapuolten välisen suhteen tai sopimuksen mukainen odotusarvo.

Henkilötietoja käsitellään vain niihin liittyvien markkinointi- ja viestintätoimenpiteisiin liittyen ja tietoja voidaan luovuttaa vain näihin toimenpiteisiin liittyville osapuolille tarpeen vaatiessa lain sallimissa rajoissa. Henkilötietoja käytetään myös sähköisten tiedotteiden ja suoramarkkinointiviestien lähettämiseen työroolin, verkkotilauksen tai muun antamasi suostumuksen perusteella. Tietoja kerätään, käsitellään ja säilytetään rekisterissämme lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys tai organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Käytämme Google Analyticsiä ja Facebook Pixeliä verkkosivujemme käytön analysointiin ja
kehittämiseen sekä kohdentaaksemme sivustomme käyttäjille heitä kiinnostavaa tietosisältöä.

Evästeiden avulla saamme verkkovierailijoistamme käyttäytymiseen liittyviä tietoja, joita
hyödynnämme esimerkiksi suunnitellessamme markkinointiamme.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Emme kerää, käsittele tai säilytä työmme suorittamisen kannalta tarpeetonta henkilötietoa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Mahdollisille alihankkijoille tai kumppaneille luovutamme tietoja vain kyseessä olevan työn tai tehtävän suorittamisen kannalta olennaisia henkilötietoja.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu osapuolten kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle lainmukaisin perustein. Vastaanottajamaassa täytyy olla varmistettu riittävä tietosuojan taso, kuten Privacy Shield -sertifiointi tai että siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia vakiolausekkeita käyttämällä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Pääsy henkilötietoihin on suojattu ja rajattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Rekisteriä käsittelevät työntekijämme ja joiltain osin hallinnollisissa asioissa yhteistyökumppanimme, kuten it-tukipalveluissa sekä kirjanpito- ja taloushallintoasioissa. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamisessa on tarpeen. Tarpeettomat ja vanhentuneet henkilötiedot poistetaan rekisteristä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Suoramarkkinointikirjeissämme on lainmukainen linkki, jolla voi peruttaa sähköpostiin tulevat kirjeet ja tiedotteet. Henkilötietojen käyttämisen suoramarkkinointitarkoituksiin voi pyytää myös kirjallisena. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisena sähköpostilla tai kirjeenä. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).